Электронный документооборот в Украине: плюсы и минусы (2016.09.16)

Именно новые технологии позволяют сегодня практически полностью отказаться от бумажных носителей. Но это не значит, что данное высокотехнологичное решение так легко реализовать любой компании.

Идея электронного документооборота не нова даже для такой страны, как Украина. Стремительное развитие новых технологий значительно упрощает нашу жизнь. Так, именно новые технологии позволяют сегодня практически полностью отказаться от бумажных носителей. Но это не значит, что данное высокотехнологичное решение так легко реализовать любой компании.

К сожалению, Украина – это страна, где возможность перехода на электронный документооборот ограничена законодательно. Иными словами, предприятиям все же нужно использовать бумагу и сохранять документы не в электронном формате. По сути, к таким серьезным переменам готовы не все. Давайте рассмотрим все достоинства и недостатки подобной системы, чтобы понимать суть этого глобального решения.

Плюсы электронного документооборота.

Экономия. Отказ от бумажных носителей обеспечит любой компании значительную экономию денежных средств. Речь идет не только о затратах на приобретение бумаги, но и расходах на приобретение и содержание оргтехники. Добавьте к этому траты на чернила, почтовые услуги и сопутствующие аксессуары, а также предметы мебели, ведь все отчеты, документы и папки необходимо где-то хранить. Экономия может достигать действительно колоссальных размеров.
Организация. Документы в электронном формате легче организовать. Их проще искать и редактировать.
Доступ. Поскольку электронный документооборот предполагает использования цифрового формата, хранить данные можно в облачных сервисах, доступ к которым неограничен (или настраивается индивидуально). Найти тот или иной документ можно в любой ситуации, даже если вы находитесь в другой стране. А как секретарша вышлет вам забытый отчет, если вы уехали на тысячи километров от офиса?
Экология. К сожалению, Украина не входит в список стран, которые рассматривают вопросы экологии в сфере ведения бизнеса и другой деятельности. Однако отказ от бумаги позволит сохранить много деревьев, а отсутствие необходимости утилизации картриджей и экономия электроэнергии благотворно скажется на сохранении благоприятного экологического фона.

Минусы электронного документооборота.

Безопасность. Пожалуй, главная проблема цифровых носителей заключается в том, что здесь можно легко утратить доступ к данным, а вся конфиденциальная информация попадет в свободный доступ. Решением будет использование локальных серверов, ограниченного доступа и системы шифрования данных.
Непрерывность. Доступ к документам может быть утерян, если жесткий диск сломается или будет отсутствовать подключение по сети. Так можно даже потерять все документы. Поэтому при использовании электронных документов важно наладить систему резервного копирования.
Процессы. Реорганизация документооборота вынудит компанию пересмотреть все текущие процессы. Возможно, понадобится внедрение электронной подписи или электронной платежной системой. И все сотрудники должны уметь работать с подобными опциями.

Переход на электронный документооборот, к сожалению, не является универсальным решением для всех компаний и организаций Украины. Однако с точки зрения специфики деятельности тех или иных организаций такое решение может быть целесообразным. Оценив преимущества и недостатки такой системы, каждый желающий сможет организовать максимально удобный процесс работы, который повысит эффективность деятельности компании.

Читайте также: